Inmiddels alweer ruim een jaar geleden was ik voor mijn afstudeeronderzoek op zoek naar tools en middelen die ervoor kunnen zorgen dat interne communicatie t.b.v. kennisdeling gestimuleerd zou worden. Eén van de uitkomsten was de tool Yammer. Zoals veel mensen inmiddels weten, wordt Yammer gezien als de zakelijke Twitter variant. Net als op Twitter, kunnen gebruikers berichten plaatsen over zichzelf, berichten volgen van anderen, onderwerpen ‘taggen’ etc. Het grootste verschil zit hem in het feit dat alleen personen met hetzelfde e-maildomein kunnen aansluiten bij een bepaald netwerk.

Maar wat heeft een dergelijke tool daadwerkelijk te bieden? Waarvoor kunnen we het echt gaan gebruiken? Om antwoord te geven op deze vragen, ben ik na gaan nadenken over de voordelen die de tool kan bieden. Ik wil een aantal voordelen laten zien. Allereerst is de afstand tussen collega’s onderling bij Caesar geografisch gezien vrij groot. We zijn door het hele land heen gedetacheerd, wat ervoor zorgt dat we niet altijd gemakkelijk in contact komen met elkaar. Natuurlijk kun je iemand bellen of mailen wanneer je diegene nodig hebt, maar wanneer je iemand zoekt met bepaalde kennis zonder dat je weet wie over die kennis beschikt dan wordt het al lastiger. Aan de andere kant gebeurt het ook dat je bijvoorbeeld bij een klant met ontwikkelingen te maken krijgt die voor een collega ook interessant kunnen zijn. Je kunt natuurlijk mensen informeren door een mail te sturen, maar dan moet je wel precies weten wie er geïnteresseerd kunnen zijn. Als laatste gebeurt het ook nog dikwijls dat op verschillende plekken, bij verschillende klanten vergelijkbaar werk gedaan wordt. Het kan ook niet anders dat het wiel daardoor weleens op verschillende plekken uitgevonden wordt. Juist in dit soort situaties is een aanvullend communicatiemiddel zoals Yammer uitermate geschikt. Hieronder staan de belangrijkste voordelen nog even samengevat:

• Verkleint de afstand tussen collega’s onderling
• Je leert van elkaar door ervaringen te delen
• Voorkomt het meerdere malen uitvinden van het wiel
• Ontvangt onverwachte input feedback, antwoorden, etc.

Voldoende redenen dus om met deze tool aan de slag te gaan. Vanaf juni vorig jaar ben ik daarom met Yammer aan de slag gegaan. Ik was niet de eerste medewerker van Caesar die deze tool ontdekt had. Het eerste bericht op het “Caesar.nl”-netwerk was al op 15 september 2008 geplaatst. Helaas bleek dat er in die tijd nog (bijna) geen animo voor dergelijke tools was. Toch ben ik me verder gaan verdiepen in Yammer, omdat ik ervan overtuigd was dat er negen maanden later meer behoefte voor deze tool zou zijn. Belangrijk was alleen wel dat het op de juiste manier gebracht zou worden. Vandaar dat ik actief aan de slag gegaan met het promoten van de tool, het demonstreren van de voordelen en het presenteren van de mogelijkheden. Op allerlei manieren (via nieuwsbrieven, techniekpodium avond, presentaties, Twitter en ook Yammer zelf) heb ik geprobeerd het nut in te laten zien van dit soort tools. Inmiddels zijn 175 van de 269 medewerkers lid van Yammer en daar komen er elke dag nog enkele bij. Natuurlijk zitten hier mensen bij die weinig of helemaal niets plaatsen op Yammer. Dit zijn voornamelijk de leden die nog in de beginfase zitten en aan het ontdekken zijn wat voor toegevoegde waarde deze tool heeft. Deze leden nemen wel informatie/kennis op, maar delen hun eigen kennis nog niet. Aan de andere kant zijn er ook een aantal mensen die juist regelmatig berichten plaatsen en daarnaast ook de dialoog aan gaat met collega’s. Er bijvoorbeeld al mensen die collega’s ontmoet hebben omdat ze er via Yammer achter kwamen dat ze gemeenschappelijke interesses hadden. En dat is waar Caesar naartoe wil, zodat iedereen kan profiteren van de eerder genoemde voordelen.

Zoals je merkt focust deze blog post zich vooral op de tool Yammer. We moeten alleen niet vergeten dat de focus niet op de tool moet liggen, maar op het achterliggende idee. Het gaat uiteindelijk om een nieuwe manier van werken. De vertrouwde vormen van communiceren, e-mail, instant messaging en bellen, zijn allemaal gericht op push-communicatie. Hiermee wordt bedoeld dat jij zonder dat je erom gevraagd hebt informatie krijgt. Tegenwoordig merk je dat er op deze manier veel informatie gepusht wordt, wat kan leiden tot een informatie overload. Wie herkent het gevoel dat je e-mail inbox overvol is, maar dat er een groot deel van deze e-mails niet direct relevant voor je zijn? Voor deze mensen zijn tools zoals Yammer ontwikkeld. Deze tools richten zich namelijk op pull-communicatie, wat ervoor zorgt dat jij zelf kunt bepalen wanneer je welke informatie tot je neemt. Daarnaast bepaal je zelf van wie en welke informatie je tot je wilt nemen. Naast Yammer, werkt Twitter en RSS-feeds op dezelfde manier.

Het is dus belangrijk om voor jezelf een balans te creëren tussen push en pull communicatie. Het één sluit het ander namelijk niet uit en per situatie verschilt het wat de beste manier van communiceren is. Wel hoop ik dat er door deze blog post beter nagedacht wordt over welke manier van communiceren het beste past bij de desbetreffende situatie.

Be Sociable, Share!

• 

Tags: Caesar Groep, Microblogging, productive, social networking, Yammer