SharePoint 2013: Gebruiksvriendelijk, Sociaal & Mobiel
Inmiddels alweer bijna 2 maanden geleden was de release van de bèta versie van SharePoint 2013. Aangezien we bij Datamex altijd voorop willen lopen betreft de laatste ontwikkelingen zijn we meteen de nieuwe functionaliteiten gaan testen van deze vernieuwde versie van SharePoint. Op de site van Microsoft staat een compleet overzicht van de nieuwe functionaliteiten. In dit artikel wil ik echter inz...
Office 365 & Mobiliteit
Er is de laatste tijd al veel geschreven en verteld over Office 365. Met Office 365 is het mogelijk om plaats, tijd en apparaat onafhankelijk te kunnen werken. Met name dit laatste aspect is vaak nog onderbelicht. Ik wil daarom graag beschrijven hoe er gebruik gemaakt kan worden van Office 365 op bijvoorbeeld een tablet of een mobiele telefoon. Er is namelijk veel meer mogelijk dan de meeste m...
Het nieuwe communiceren
Communicatie is aan het veranderen. Dan doel ik niet op het communiceren zelf, want dat doen we al eeuwen. Nee, ik doel vooral op de manier van communiceren. Vroeger communiceerden we enkel face-to-face, maar in de loop der jaren zijn er steeds meer communicatiemiddelen ontstaan. Denk bijvoorbeeld maar eens aan telefoon, e-mail, videobellen, chatten en de diverse vormen van social media. Hoeveel v...
Afspraken plannen & Ruimtes reserveren
Hoeveel afspraken worden er dagelijks in uw organisatie gemaakt? Kunnen er eenvoudig ruimtes gereserveerd worden bij deze afspraken? Wie doet dit binnen de organisatie? Receptie? Secretaresse? Doe je dit zelf? Dit zijn allemaal vragen die bij me opkomen als ik nadenk over het proces en de ondersteunende ICT bij het plannen van afspraken en het reserveren van ruimtes. In eerste instantie zou je ...
Office 365: E-mail versturen met een bijlage die op SharePoint staat
Eerder had ik beloofd om een blogpost te schrijven over afspraken maken en ruimtes reserveren, maar deze komt nog even tussendoor aangezien dit een actueel onderwerp is momenteel. Dinsdag 28 juni was het namelijk eindelijk zover, de lunchpresentatie over Office 365 bij Datamex en daarnaast natuurlijk de officiële lancering van Office 365. Afgelopen tijd hebben we al kennis mogen maken met de bè...
Blogs over HNW, SharePoint en Social Media
Het is alweer even geleden dat ik frequent blogs geschreven heb, dus wordt het hoog tijd om dit weer op te pakken. Niet omdat het moet, maar omdat ik er nog steeds de toegevoegde waarde van inzie. Deze toegevoegde waarde komt van jullie, dus ik hoor het graag wanneer er onderwerpen zijn waar jullie meer over willen weten op gebied van “Het Nieuwe Werken”, SharePoint en/of Social Media. De k...
Personal branding in de detachering
Voor Amerikaanse recruiters besta je niet als je niet aanwezig bent op sociale netwerksites zoals LinkedIn en Facebook volgens dit artikel. Dit stadium hebben we in Nederland nog niet bereikt, maar ook in Nederland merk je dat personal branding steeds belangrijker wordt. Tegenwoordig wordt je niet meer puur op basis van een goed CV uitgenodigd om op gesprek te komen. Er wordt “gegoogled” en/of...
Dropbox: Altijd overal je spullen bij de hand
Inmiddels gebruik ik alweer een maandje of negen de tool Dropbox en deze tool is inmiddels onmisbaar geworden voor mij. Wat is Dropbox? Wat kun je ermee? En hoe werkt het? Wat is Dropbox? Dropbox is een online harde schijf die geïntegreerd is in je computer/laptop/mobiele telefoon. In andere woorden kan Dropbox gezien worden als een map die overal vandaan te benaderen is mits er toegang tot he...
Het nut van Foursquare
Wanneer ik bij een klant aankom of in het weekend het festival terrein op rij, dan zien mensen mij regelmatig mijn mobiele telefoon pakken. Sommige collega’s of vrienden zie ik dan met een vragende blik kijken wat ik aan het doen ben. Wanneer ik ze vertel dat ik aan het inchecken ben op Foursquare, dan komen de eerste vragen. Wat is dat dan, Foursquare? Waarom gebruik je dat? En zijn er nog wel ...
Yammeren bij de Caesar Groep
Inmiddels alweer ruim een jaar geleden was ik voor mijn afstudeeronderzoek op zoek naar tools en middelen die ervoor kunnen zorgen dat interne communicatie t.b.v. kennisdeling gestimuleerd zou worden. Eén van de uitkomsten was de tool Yammer. Zoals veel mensen inmiddels weten, wordt Yammer gezien als de zakelijke Twitter variant. Net als op Twitter, kunnen gebruikers berichten plaatsen over zichz...

Office 365: E-mail versturen met een bijlage die op SharePoint staat

Posted By: Mark van der Meijden on 04/07/2011 in New World of Work, Office 365 - Comments: 3 Comments »

Eerder had ik beloofd om een blogpost te schrijven over afspraken maken en ruimtes reserveren, maar deze komt nog even tussendoor aangezien dit een actueel onderwerp is momenteel. Dinsdag 28 juni was het namelijk eindelijk zover, de lunchpresentatie over Office 365 bij Datamex en daarnaast natuurlijk de officiële lancering van Office 365. Afgelopen tijd hebben we al kennis mogen maken met de bèta variant van Office 365 en zijn er inmiddels al verschillende klanten gebruik gaan maken van deze cloud dienst.

Voor degene die nog niet bekend zijn met Office 365 zal ik dit nog even kort toelichten. Office 365 is de opvolger van Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS). Het is een verzameling van Microsoft producten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010) die als dienst in de Cloud aangeboden worden. Het grote voordeel van Office 365 is dat Microsoft verantwoordelijk is voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Er hoeven dus geen grote investeringen in hardware te worden gedaan, maar er wordt per gebruiker een vast bedrag in de maand betaald.

Inmiddels gebruiken al een aantal klanten van Datamex Office 365 en één van deze klanten had een terechte goede vraag. Documenten worden allemaal centraal online opgeslagen, maar hoe kun je eenvoudig en snel zo’n document naar een potentiele klant mailen? Op het moment dat de vraag gesteld werd zag deze procedure er als volgt uit:

1. Het document werd gedownload en opgeslagen op de pc
2. Vervolgens werd deze weer geüpload als bijlage van een mail
3. En werd de mail verzonden

Je kunt je voorstellen, zeker wanneer het om grote bestanden gaat, dat dit een vrij omslachtige manier is. Er is dan ook een eenvoudigere en snellere manier mogelijk. Deze ziet er als volgt uit:

1. Ga naar de bibliotheek op SharePoint waar het bestand onderdeel van is en klik op de bibliotheek
2. Klik boven in de Ribbon op de knop “Bibliotheek”
3. Klik vervolgens op het knop: 
4. Sleep het document naar de e-mail waarin de bijlage moet

Hieronder nog een visuele weergave van de eerste drie stappen (Klik op plaatje voor vergroting):

Mochten jullie nog tegen problemen aanlopen, nog vragen hierover hebben, of alternatieven willen delen, dan hoor ik het graag!

 

Be Sociable, Share!

Tags: ,

3 Responses

You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed.

You can leave a response, or trackback from your own site.

  1. Charlotte says:

    The explorer view option is fine. But it’s much better to leave the document on SharePoint and just send a link to the document by e-mail.

    Why?

    1. You don’t want big file attachments disturbing your exchange environment.

    2. And if there is a new version of the file, it is good to know that you still only have to click that link in the email you send.

    The document is stored centrally on SharePoint, and you don’t have to send new versions of your file again and again, because the link stays the same, also with new versions.

    How do you do this?

    1. Hover over the document and click the Edit Arrow to open the document menu of the document you want to send a link to.
    2. Choose Send to,
    3. Then E-mail a link

    A new Outlook message will open with this link inserted in the body.

  2. Mark van der Meijden says:

    Hi Charlotte,

    Thanks for your comment. I am familiar with the your solution. There is only one condition: the recipient needs a SharePoint licence to get permission to the document. So, for internal use or loyal customers you are right, but if you have to share documents with people that doesn’t have a SharePoint license, the explorer view option can make things easier for you.

  3. Charlotte says:

    Ok, yes. Its only for people who can access the SharePoint Portal 😉

    The explorer view option is fine of course.
    If you have, for example, a sales department who have to attach many files a day I would recommend the “Add to SharePoint Sites” option (SharePoint en Office 2010) for you.

    1. Open the Sharepoint document library on SharePoint where your files recide.
    2. Click the Library tab in the ribbon
    3. Click the Connect to Office button
    4. Click Add to Sharepoint sites

    Now you have connected your SharePoint library to your Office application

    Go to Outlook
    1. Open a new email
    2. Click attach file
    3. On the left you see the orange button called SharePoint Sites, click on it
    4. Click on your library
    5. Select a file and click insert

    You know have your email attachment without having to go to SharePoint at all. You can do everything from Outlook.

    Thank you Mark for replying. Great Blog.

    Regards,

    Charlotte

Leave a Reply

Social on

Copyright © 2017 Mark van der Meijden - New World of Work & Social Media.
Website powered by WordPress and Blinky wordpress theme designed by TopTut.com & TopWPThemes.com.
For the latest online casino news and online gambling tips and tricks log on to OnlineCasinoScore.com.