Office 365: E-mail versturen met een bijlage die op SharePoint staat
Eerder had ik beloofd om een blogpost te schrijven over afspraken maken en ruimtes reserveren, maar deze komt nog even tussendoor aangezien dit een actueel onderwerp is momenteel. Dinsdag 28 juni was het namelijk eindelijk zover, de lunchpresentatie over Office 365 bij Datamex en daarnaast natuurlijk de officiële lancering van Office 365. Afgelopen tijd hebben we al kennis mogen maken met de bèta variant van Office 365 en zijn er inmiddels al verschillende klanten gebruik gaan maken van deze cloud dienst.
Voor degene die nog niet bekend zijn met Office 365 zal ik dit nog even kort toelichten. Office 365 is de opvolger van Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS). Het is een verzameling van Microsoft producten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010) die als dienst in de Cloud aangeboden worden. Het grote voordeel van Office 365 is dat Microsoft verantwoordelijk is voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Er hoeven dus geen grote investeringen in hardware te worden gedaan, maar er wordt per gebruiker een vast bedrag in de maand betaald.
Inmiddels gebruiken al een aantal klanten van Datamex Office 365 en één van deze klanten had een terechte goede vraag. Documenten worden allemaal centraal online opgeslagen, maar hoe kun je eenvoudig en snel zo’n document naar een potentiele klant mailen? Op het moment dat de vraag gesteld werd zag deze procedure er als volgt uit:
1. Het document werd gedownload en opgeslagen op de pc
2. Vervolgens werd deze weer geüpload als bijlage van een mail
3. En werd de mail verzonden
Je kunt je voorstellen, zeker wanneer het om grote bestanden gaat, dat dit een vrij omslachtige manier is. Er is dan ook een eenvoudigere en snellere manier mogelijk. Deze ziet er als volgt uit:
1. Ga naar de bibliotheek op SharePoint waar het bestand onderdeel van is en klik op de bibliotheek
2. Klik boven in de Ribbon op de knop “Bibliotheek”
3. Klik vervolgens op het knop: 
4. Sleep het document naar de e-mail waarin de bijlage moet
Hieronder nog een visuele weergave van de eerste drie stappen (Klik op plaatje voor vergroting):
Mochten jullie nog tegen problemen aanlopen, nog vragen hierover hebben, of alternatieven willen delen, dan hoor ik het graag!
3 Responses
You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed.
You can leave a response, or trackback from your own site.
Leave a Reply
Caesar Groep communicatie Communities of Practice Conference Dropbox Exchange 2010 Face-to-Face Foursquare HNW Information Science Knowledge Management Lync Microblogging NWoW Office365 Personal Branding PowerPoint Presentation Prezi productive RCIS SharePoint Slimmer werken Social Media social networking Social on Tool Video-sollicitatie videoconferencing Yammer
WP Cumulus Flash tag cloud by Roy Tanck and Luke Morton requires Flash Player 9 or better.
Social on
Twitter at Twitter
LinkedIn at LinkedIn
SlideShare at SlideShare
Facebook Profile at Facebook Profile
The explorer view option is fine. But it’s much better to leave the document on SharePoint and just send a link to the document by e-mail.
Why?
1. You don’t want big file attachments disturbing your exchange environment.
2. And if there is a new version of the file, it is good to know that you still only have to click that link in the email you send.
The document is stored centrally on SharePoint, and you don’t have to send new versions of your file again and again, because the link stays the same, also with new versions.
How do you do this?
1. Hover over the document and click the Edit Arrow to open the document menu of the document you want to send a link to.
2. Choose Send to,
3. Then E-mail a link
A new Outlook message will open with this link inserted in the body.
Hi Charlotte,
Thanks for your comment. I am familiar with the your solution. There is only one condition: the recipient needs a SharePoint licence to get permission to the document. So, for internal use or loyal customers you are right, but if you have to share documents with people that doesn’t have a SharePoint license, the explorer view option can make things easier for you.
Ok, yes. Its only for people who can access the SharePoint Portal
The explorer view option is fine of course.
If you have, for example, a sales department who have to attach many files a day I would recommend the “Add to SharePoint Sites” option (SharePoint en Office 2010) for you.
1. Open the Sharepoint document library on SharePoint where your files recide.
2. Click the Library tab in the ribbon
3. Click the Connect to Office button
4. Click Add to Sharepoint sites
Now you have connected your SharePoint library to your Office application
Go to Outlook
1. Open a new email
2. Click attach file
3. On the left you see the orange button called SharePoint Sites, click on it
4. Click on your library
5. Select a file and click insert
You know have your email attachment without having to go to SharePoint at all. You can do everything from Outlook.
Thank you Mark for replying. Great Blog.
Regards,
Charlotte