SharePoint 2013: Gebruiksvriendelijk, Sociaal & Mobiel
Inmiddels alweer bijna 2 maanden geleden was de release van de bèta versie van SharePoint 2013. Aangezien we bij Datamex altijd voorop willen lopen betreft de laatste ontwikkelingen zijn we meteen de nieuwe functionaliteiten gaan testen van deze vernieuwde versie van SharePoint. Op de site van Microsoft staat een compleet overzicht van de nieuwe functionaliteiten. In dit artikel wil ik echter inz...
Office 365 & Mobiliteit
Er is de laatste tijd al veel geschreven en verteld over Office 365. Met Office 365 is het mogelijk om plaats, tijd en apparaat onafhankelijk te kunnen werken. Met name dit laatste aspect is vaak nog onderbelicht. Ik wil daarom graag beschrijven hoe er gebruik gemaakt kan worden van Office 365 op bijvoorbeeld een tablet of een mobiele telefoon. Er is namelijk veel meer mogelijk dan de meeste m...
Het nieuwe communiceren
Communicatie is aan het veranderen. Dan doel ik niet op het communiceren zelf, want dat doen we al eeuwen. Nee, ik doel vooral op de manier van communiceren. Vroeger communiceerden we enkel face-to-face, maar in de loop der jaren zijn er steeds meer communicatiemiddelen ontstaan. Denk bijvoorbeeld maar eens aan telefoon, e-mail, videobellen, chatten en de diverse vormen van social media. Hoeveel v...
Afspraken plannen & Ruimtes reserveren
Hoeveel afspraken worden er dagelijks in uw organisatie gemaakt? Kunnen er eenvoudig ruimtes gereserveerd worden bij deze afspraken? Wie doet dit binnen de organisatie? Receptie? Secretaresse? Doe je dit zelf? Dit zijn allemaal vragen die bij me opkomen als ik nadenk over het proces en de ondersteunende ICT bij het plannen van afspraken en het reserveren van ruimtes. In eerste instantie zou je ...
Office 365: E-mail versturen met een bijlage die op SharePoint staat
Eerder had ik beloofd om een blogpost te schrijven over afspraken maken en ruimtes reserveren, maar deze komt nog even tussendoor aangezien dit een actueel onderwerp is momenteel. Dinsdag 28 juni was het namelijk eindelijk zover, de lunchpresentatie over Office 365 bij Datamex en daarnaast natuurlijk de officiële lancering van Office 365. Afgelopen tijd hebben we al kennis mogen maken met de bè...
Blogs over HNW, SharePoint en Social Media
Het is alweer even geleden dat ik frequent blogs geschreven heb, dus wordt het hoog tijd om dit weer op te pakken. Niet omdat het moet, maar omdat ik er nog steeds de toegevoegde waarde van inzie. Deze toegevoegde waarde komt van jullie, dus ik hoor het graag wanneer er onderwerpen zijn waar jullie meer over willen weten op gebied van “Het Nieuwe Werken”, SharePoint en/of Social Media. De k...
Personal branding in de detachering
Voor Amerikaanse recruiters besta je niet als je niet aanwezig bent op sociale netwerksites zoals LinkedIn en Facebook volgens dit artikel. Dit stadium hebben we in Nederland nog niet bereikt, maar ook in Nederland merk je dat personal branding steeds belangrijker wordt. Tegenwoordig wordt je niet meer puur op basis van een goed CV uitgenodigd om op gesprek te komen. Er wordt “gegoogled” en/of...
Dropbox: Altijd overal je spullen bij de hand
Inmiddels gebruik ik alweer een maandje of negen de tool Dropbox en deze tool is inmiddels onmisbaar geworden voor mij. Wat is Dropbox? Wat kun je ermee? En hoe werkt het? Wat is Dropbox? Dropbox is een online harde schijf die geïntegreerd is in je computer/laptop/mobiele telefoon. In andere woorden kan Dropbox gezien worden als een map die overal vandaan te benaderen is mits er toegang tot he...
Het nut van Foursquare
Wanneer ik bij een klant aankom of in het weekend het festival terrein op rij, dan zien mensen mij regelmatig mijn mobiele telefoon pakken. Sommige collega’s of vrienden zie ik dan met een vragende blik kijken wat ik aan het doen ben. Wanneer ik ze vertel dat ik aan het inchecken ben op Foursquare, dan komen de eerste vragen. Wat is dat dan, Foursquare? Waarom gebruik je dat? En zijn er nog wel ...
Yammeren bij de Caesar Groep
Inmiddels alweer ruim een jaar geleden was ik voor mijn afstudeeronderzoek op zoek naar tools en middelen die ervoor kunnen zorgen dat interne communicatie t.b.v. kennisdeling gestimuleerd zou worden. Eén van de uitkomsten was de tool Yammer. Zoals veel mensen inmiddels weten, wordt Yammer gezien als de zakelijke Twitter variant. Net als op Twitter, kunnen gebruikers berichten plaatsen over zichz...

Afspraken plannen & Ruimtes reserveren

Posted By: Mark van der Meijden on 07/07/2011 in Exchange 2010, New World of Work, Slimmer werken - Comments: 7 Comments »

Exchange 2010Hoeveel afspraken worden er dagelijks in uw organisatie gemaakt? Kunnen er eenvoudig ruimtes gereserveerd worden bij deze afspraken? Wie doet dit binnen de organisatie? Receptie? Secretaresse? Doe je dit zelf? Dit zijn allemaal vragen die bij me opkomen als ik nadenk over het proces en de ondersteunende ICT bij het plannen van afspraken en het reserveren van ruimtes.

In eerste instantie zou je misschien zeggen; waar maak je je druk om? Toch heb ik ervaren dat zowel bij klanten als bij Datamex zelf nog voldoende ruimte voor verbetering was. Eén van de kenmerken van “Het Nieuwe Werken” is dat de medewerker meer verantwoordelijk wil en ook krijgt. Dus waarom zou de medewerker niet zijn eigen afspraken kunnen maken en daarbij zelf ruimtes kunnen reserveren? Belangrijk hierbij is dan wel dat dit ondersteund wordt met behulp van ICT.

Vanuit de gebruiker gezien zijn er een aantal dingen belangrijk. Zo moet de beschikbaarheid van zowel de deelnemers als de ruimtes in één oogopslag inzichtelijk zijn. Daarnaast moet eenvoudig het eerste mogelijke vrije tijdslot in de verschillende agenda gevonden kunnen worden. Veel organisaties weten nog niet hoe eenvoudig dit kan met behulp van Outlook en Exchange (vaak al aanwezig binnen de organisatie).

Hoe werkt dat dan? Sinds Exchange 2007 is er een mogelijkheid om een ‘Room mailbox’ aan te maken. Deze room mailbox, kan op verschillende manieren ingericht worden. Denk hierbij aan automatische goedkeuring, goedkeuring door één persoon, of zelfs goed laten keuren door een groep mensen. Aangezien we in het kader van “Het Nieuwe Werken” de verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf willen leggen, ben ik een voorstander van het automatisch goed laten keuren van ruimtereserveringen. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de planning assistent in Outlook, dan kunnen er heel eenvoudig deelnemers en ruimtes toegevoegd worden aan de afspraak. Vervolgens kan met de “Ruimte zoeken” functionaliteit eenvoudig de eerste afspraakmogelijkheden automatisch voorgesteld worden. Op deze manier wordt het erg eenvoudig om afspraken te maken en wordt voorkomen dat er dubbele afspraken gemaakt worden of dat er geen ruimte beschikbaar is. Wel is het dan zaak dat medewerkers hun agenda up-to-date houden en dat bijvoorbeeld reistijd bij externe afspraken ook in de agenda gezet wordt. Nu weet ik dat lang niet altijd gebruik gemaakt wordt van de planning assistent. Dit hoeft dan ook niet, want wanneer er een verzoek wordt gedaan om een ruimte te reserveren, dan wordt deze automatisch geweigerd op het moment dat de ruimte al gereserveerd is. Op deze manier is het dus ook overbodig om de receptie de aanvragen voor een ruimte goed te laten keuren, wat een hoop tijd kan besparen. Naast deze room mailboxen, is het ook mogelijk om equipment mailboxen aan te maken. Op deze manier kan op dezelfde manier apparatuur gereserveerd worden, denk hierbij aan beamers e.d.

Kortom technisch is er veel mogelijk, het is alleen wel zaak om de techniek aan te laten sluiten op het proces en aan de andere kant de manier van werken enigszins aan te passen op de technische mogelijkheden.

Deze blogpost is mede mogelijk gemaakt door de technische ondersteuning van @rvoogt.

Be Sociable, Share!

Tags: ,

7 Responses

You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed.

You can leave a response, or trackback from your own site.

  1. Bart says:

    Hey Mark,

    Duidelijk weer… ik zie hier wel de echte meerwaarde van in, maar je moet helaas wel Exchange hebben. We hebben nu ook al wel iets geprobeerd met een gedeelde agenda (voor ruimtes reserveren), maar dit loopt nog niet soepel.

    Stel je voor je wilt als bedrijf Office 365 met Exchange en gewoon je office licenties inzetten in je bedrijf… Wat worden dan de kosten ongeveer? Heb jij daar enig idee van?

    Groeten,
    Bart

  2. Mark van der Meijden says:

    Hoi Bart,

    Klopt je hebt daar inderdaad wel Exchange voor nodig. Voor een overzicht van de kosten van Office 365: http://www.microsoft.com/nl-nl/office365/buy-midsize-enterprise.aspx

    Meestal wordt aan klanten het E-3 pakket geadviseerd, aangezien je vaak niet genoeg hebt met de webversie van de Office producten. Wanneer er al Office Professional licenties aanwezig zijn bij de betreffende klant, dan kunnen die ook in combinatie met Office 365 gebruikt worden. Het is dan niet noodzakelijk om de E-3 variant aan te schaffen.

    Mocht je nog vragen hebben, dan hoor ik het graag.

    Groet,

    Mark

  3. Martin Meijer says:

    Mark,
    Wij beschikken over OutLook en Sharepoint 2010 en willen graag gebruik maken van expertise om het gebied voor het inrichten van Outlook tbv het reserveren van auto’s en ruimten, koffie etc. Het gaat om verschillende locaties en in totaal om ongeveer 50 ruimten, 70 auto’s etc.

    Heb je een voorbeeld hoe dit uitziet in Outlook 2010?

    Vrg. Martin Meijer

  4. Mark van der Meijden says:

    Beste Martin,

    Bedankt voor de reactie. Het is zeker mogelijk om reserveringen van auto’s, ruimten, etc te regelen via Outlook. Daarnaast zou er ook nog informatie rondom deze reserveringen ontsloten kunnen worden op SharePoint.

    Uiteraard hebben we binnen Datamex meerdere voorbeelden bij verschillende klanten waar we dit geimplementeerd hebben. Wellicht is het een idee dat we vrijblijvend onze visie en oplossingen komen toelichten bij jullie op locatie?

    Graag hoor ik of hier behoefte voor is.

    Met vriendelijke groet,

    Mark van der Meijden

  5. I have to say that for the past couple of hours i have been hooked by the impressive articles on this site. Keep up the great work.

  6. Jorge Calero Villar says:

    Beste Mark,

    Duidelijk verhaal. Ik heb vorige week een aantal room mailboxen aangemaakt. inrichting is prima gegaan. Heb echter nog wel een vraag over de functionaliteit ‘Ruimte zoeken’ die kon ik namelijk niet plaatsen.

    Nu is mijn vraag hoe er mee te werken. is er een manual beschikbaar voor gebruikers

    alvast bedankt voor je reactie

Leave a Reply

Social on

Copyright © 2017 Mark van der Meijden - New World of Work & Social Media.
Website powered by WordPress and Blinky wordpress theme designed by TopTut.com & TopWPThemes.com.
For the latest online casino news and online gambling tips and tricks log on to OnlineCasinoScore.com.