Communicatie is aan het veranderen. Dan doel ik niet op het communiceren zelf, want dat doen we al eeuwen. Nee, ik doel vooral op de manier van communiceren. Vroeger communiceerden we enkel face-to-face, maar in de loop der jaren zijn er steeds meer communicatiemiddelen ontstaan. Denk bijvoorbeeld maar eens aan telefoon, e-mail, videobellen, chatten en de diverse vormen van social media. Hoeveel van deze middelen gebruikt u? En hoe vaak wordt u gebeld tijdens een meeting? Zou het niet handig zijn als collega’s of partners kunnen zien dat u in een meeting zit?

Om effectief gebruik te kunnen maken van al deze verschillende communicatiemiddelen is het belangrijk om deze middelen te integreren met elkaar en d.m.v. beschikbaarheidsinformatie aan te geven op welke manier je het beste te bereiken bent. Dit noemen we “Unified Communications”. In het artikel Unified communications; Communicatiepuree op HNWBlog wordt nog wat uitgebreider beschreven wat dit inhoudt. Unified communications is natuurlijk niet nieuw, maar tot voor kort liepen veel MKB’ers tegen een hoog kostenplaatje aan. Het artikel “MKB onderschat kansen van Unified Communications” van Lucas Wensing onderstreept deze gedachte. Echter sinds de lancering van Office365 juni vorig jaar is de drempel voor het MKB om met Unified Communications aan de slag te gaan aanzienlijk verlaagd. Microsoft biedt met Lync Online een krachtig communicatieplatform, die als dienst af te nemen is uit de cloud. Dit betekent dat er maandelijks per gebruiker op basis van een abonnement afgerekend wordt. Op deze manier kan een MKB’er zonder een server aan te schaffen, snel en eenvoudig aan de slag met Unified Communications. Hieronder wil ik kort nog een aantal belangrijke voordelen benoemen.

Beschikbaarheidsinformatie
Met behulp van de beschikbaarheidsinformatie kunt u heel eenvoudig zien of een collega in bespreking zit, hij afwezig is, of juist beschikbaar is. Hiermee kan dus eenvoudig bepaald worden wat de beste manier is om te communiceren. Is een persoon in bespreking, dan heeft het bijvoorbeeld weinig zin om te bellen.

Efficiënt werken
Door integratie van Lync met Office, Outlook en SharePoint kan er een stuk efficiënter gewerkt worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om vanuit een e-mailbericht direct een chatbericht te sturen naar de verzender van dit bericht. U kunt eenvoudig foto’s en andere bestanden die centraal op SharePoint staan direct delen. Eventueel kan er een collega aan het gesprek toegevoegd worden, waarbij het niet uitmaakt of hij bij de klant, thuis of op de zaak is. Via internet kan vrijwel overal van Lync gebruik worden gemaakt.

Mobiele ondersteuning
Met de vernieuwde Lync Mobile-client is het heel eenvoudig om via een mobiele telefoon of tablet vergaderingen bij te wonen en te beheren. U zoekt gemakkelijk collega’s op, raadpleegt de directe beschikbaarheidsinformatie en kunt eventueel een chatbericht versturen.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van Lync, of wilt u ervaren hoe het is om met deze tool te werken, neem dan vrijblijvend contact met me op.

Hoeveel afspraken worden er dagelijks in uw organisatie gemaakt? Kunnen er eenvoudig ruimtes gereserveerd worden bij deze afspraken? Wie doet dit binnen de organisatie? Receptie? Secretaresse? Doe je dit zelf? Dit zijn allemaal vragen die bij me opkomen als ik nadenk over het proces en de ondersteunende ICT bij het plannen van afspraken en het reserveren van ruimtes.

In eerste instantie zou je misschien zeggen; waar maak je je druk om? Toch heb ik ervaren dat zowel bij klanten als bij Datamex zelf nog voldoende ruimte voor verbetering was. Eén van de kenmerken van “Het Nieuwe Werken” is dat de medewerker meer verantwoordelijk wil en ook krijgt. Dus waarom zou de medewerker niet zijn eigen afspraken kunnen maken en daarbij zelf ruimtes kunnen reserveren? Belangrijk hierbij is dan wel dat dit ondersteund wordt met behulp van ICT.

Vanuit de gebruiker gezien zijn er een aantal dingen belangrijk. Zo moet de beschikbaarheid van zowel de deelnemers als de ruimtes in één oogopslag inzichtelijk zijn. Daarnaast moet eenvoudig het eerste mogelijke vrije tijdslot in de verschillende agenda gevonden kunnen worden. Veel organisaties weten nog niet hoe eenvoudig dit kan met behulp van Outlook en Exchange (vaak al aanwezig binnen de organisatie).

Hoe werkt dat dan? Sinds Exchange 2007 is er een mogelijkheid om een ‘Room mailbox’ aan te maken. Deze room mailbox, kan op verschillende manieren ingericht worden. Denk hierbij aan automatische goedkeuring, goedkeuring door één persoon, of zelfs goed laten keuren door een groep mensen. Aangezien we in het kader van “Het Nieuwe Werken” de verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf willen leggen, ben ik een voorstander van het automatisch goed laten keuren van ruimtereserveringen. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de planning assistent in Outlook, dan kunnen er heel eenvoudig deelnemers en ruimtes toegevoegd worden aan de afspraak. Vervolgens kan met de “Ruimte zoeken” functionaliteit eenvoudig de eerste afspraakmogelijkheden automatisch voorgesteld worden. Op deze manier wordt het erg eenvoudig om afspraken te maken en wordt voorkomen dat er dubbele afspraken gemaakt worden of dat er geen ruimte beschikbaar is. Wel is het dan zaak dat medewerkers hun agenda up-to-date houden en dat bijvoorbeeld reistijd bij externe afspraken ook in de agenda gezet wordt. Nu weet ik dat lang niet altijd gebruik gemaakt wordt van de planning assistent. Dit hoeft dan ook niet, want wanneer er een verzoek wordt gedaan om een ruimte te reserveren, dan wordt deze automatisch geweigerd op het moment dat de ruimte al gereserveerd is. Op deze manier is het dus ook overbodig om de receptie de aanvragen voor een ruimte goed te laten keuren, wat een hoop tijd kan besparen. Naast deze room mailboxen, is het ook mogelijk om equipment mailboxen aan te maken. Op deze manier kan op dezelfde manier apparatuur gereserveerd worden, denk hierbij aan beamers e.d.

Kortom technisch is er veel mogelijk, het is alleen wel zaak om de techniek aan te laten sluiten op het proces en aan de andere kant de manier van werken enigszins aan te passen op de technische mogelijkheden.

Deze blogpost is mede mogelijk gemaakt door de technische ondersteuning van @rvoogt.

Eerder had ik beloofd om een blogpost te schrijven over afspraken maken en ruimtes reserveren, maar deze komt nog even tussendoor aangezien dit een actueel onderwerp is momenteel. Dinsdag 28 juni was het namelijk eindelijk zover, de lunchpresentatie over Office 365 bij Datamex en daarnaast natuurlijk de officiële lancering van Office 365. Afgelopen tijd hebben we al kennis mogen maken met de bèta variant van Office 365 en zijn er inmiddels al verschillende klanten gebruik gaan maken van deze cloud dienst.

Voor degene die nog niet bekend zijn met Office 365 zal ik dit nog even kort toelichten. Office 365 is de opvolger van Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS). Het is een verzameling van Microsoft producten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010) die als dienst in de Cloud aangeboden worden. Het grote voordeel van Office 365 is dat Microsoft verantwoordelijk is voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Er hoeven dus geen grote investeringen in hardware te worden gedaan, maar er wordt per gebruiker een vast bedrag in de maand betaald.

Inmiddels gebruiken al een aantal klanten van Datamex Office 365 en één van deze klanten had een terechte goede vraag. Documenten worden allemaal centraal online opgeslagen, maar hoe kun je eenvoudig en snel zo’n document naar een potentiele klant mailen? Op het moment dat de vraag gesteld werd zag deze procedure er als volgt uit:

1. Het document werd gedownload en opgeslagen op de pc
2. Vervolgens werd deze weer geüpload als bijlage van een mail
3. En werd de mail verzonden

Je kunt je voorstellen, zeker wanneer het om grote bestanden gaat, dat dit een vrij omslachtige manier is. Er is dan ook een eenvoudigere en snellere manier mogelijk. Deze ziet er als volgt uit:

1. Ga naar de bibliotheek op SharePoint waar het bestand onderdeel van is en klik op de bibliotheek
2. Klik boven in de Ribbon op de knop “Bibliotheek”
3. Klik vervolgens op het knop: 
4. Sleep het document naar de e-mail waarin de bijlage moet

Hieronder nog een visuele weergave van de eerste drie stappen (Klik op plaatje voor vergroting):

Mochten jullie nog tegen problemen aanlopen, nog vragen hierover hebben, of alternatieven willen delen, dan hoor ik het graag!

Het is alweer even geleden dat ik frequent blogs geschreven heb, dus wordt het hoog tijd om dit weer op te pakken. Niet omdat het moet, maar omdat ik er nog steeds de toegevoegde waarde van inzie. Deze toegevoegde waarde komt van jullie, dus ik hoor het graag wanneer er onderwerpen zijn waar jullie meer over willen weten op gebied van “Het Nieuwe Werken”, SharePoint en/of Social Media.

De komende weken ga ik verschillende onderwerpen bespreken waar ik binnen Datamex of bij klanten tegenaan ben gelopen. Ik ben erg benieuwd of jullie dingen herkennen binnen jullie eigen organisatie, of juist niet. Wat jullie visie op deze onderwerpen is? En of jullie de onderwerpen interessant vinden.

In mijn volgende blogpost ga ik het hebben over afspraken maken inclusief ruimtes reserveren via Outlook en/of SharePoint.

Inmiddels gebruik ik alweer een maandje of negen de tool Dropbox en deze tool is inmiddels onmisbaar geworden voor mij. Wat is Dropbox? Wat kun je ermee? En hoe werkt het?

Wat is Dropbox? Dropbox is een online harde schijf die geïntegreerd is in je computer/laptop/mobiele telefoon. In andere woorden kan Dropbox gezien worden als een map die overal vandaan te benaderen is mits er toegang tot het internet aanwezig is.

Waarom zou je Dropbox gebruiken? Er zijn een aantal redenen geweest die voor mij de doorslag gegeven hebben om Dropbox te gebruiken. Allereerst natuurlijk het feit dat je overal op elk moment bij je spullen kunt. Wanneer er een internet verbinding voor de laptop aanwezig is dan gebruik ik die, anders gebruik ik mijn mobiele telefoon om bij mijn documenten te komen. De tweede reden waarom ik Dropbox gebruik is dat deze tool als backup van belangrijke documenten fungeert. Stel mijn laptop zou crashen, dan staat er in ieder geval nog een backup van de belangrijkste documenten online. Als laatste is het ook mogelijk om schijfruimte te delen met meerdere mensen. Op die manier heeft iedereen overal toegang tot documenten van bijvoorbeeld een actueel project. Ideaal om samen online documenten te delen.

Hoe werkt het? Er kan een gratis account aangemaakt worden met een harde schijf van 2GB. Door andere mensen uit te nodigen om ook Dropbox te gaan gebruiken kan je harde schijf groeien tot maar liefst 10GB. Per nieuwe gebruiker krijg je namelijk 250MB extra harde schijf. Wanneer je besluit om deze tool te gaan proberen wil ik daarom vragen dit via deze link te doen. Nadat je een account gemaakt hebt, kun je de software installeren, zodat de map geïntegreerd wordt met je computer en/of laptop. Aanvullend kun je een applicatie voor je mobiele telefoon installeren.

Enthousiast? Wacht niet langer en probeer het!

Inmiddels alweer ruim een jaar geleden was ik voor mijn afstudeeronderzoek op zoek naar tools en middelen die ervoor kunnen zorgen dat interne communicatie t.b.v. kennisdeling gestimuleerd zou worden. Eén van de uitkomsten was de tool Yammer. Zoals veel mensen inmiddels weten, wordt Yammer gezien als de zakelijke Twitter variant. Net als op Twitter, kunnen gebruikers berichten plaatsen over zichzelf, berichten volgen van anderen, onderwerpen ‘taggen’ etc. Het grootste verschil zit hem in het feit dat alleen personen met hetzelfde e-maildomein kunnen aansluiten bij een bepaald netwerk.

Maar wat heeft een dergelijke tool daadwerkelijk te bieden? Waarvoor kunnen we het echt gaan gebruiken? Om antwoord te geven op deze vragen, ben ik na gaan nadenken over de voordelen die de tool kan bieden. Ik wil een aantal voordelen laten zien. Allereerst is de afstand tussen collega’s onderling bij Caesar geografisch gezien vrij groot. We zijn door het hele land heen gedetacheerd, wat ervoor zorgt dat we niet altijd gemakkelijk in contact komen met elkaar. Natuurlijk kun je iemand bellen of mailen wanneer je diegene nodig hebt, maar wanneer je iemand zoekt met bepaalde kennis zonder dat je weet wie over die kennis beschikt dan wordt het al lastiger. Aan de andere kant gebeurt het ook dat je bijvoorbeeld bij een klant met ontwikkelingen te maken krijgt die voor een collega ook interessant kunnen zijn. Je kunt natuurlijk mensen informeren door een mail te sturen, maar dan moet je wel precies weten wie er geïnteresseerd kunnen zijn. Als laatste gebeurt het ook nog dikwijls dat op verschillende plekken, bij verschillende klanten vergelijkbaar werk gedaan wordt. Het kan ook niet anders dat het wiel daardoor weleens op verschillende plekken uitgevonden wordt. Juist in dit soort situaties is een aanvullend communicatiemiddel zoals Yammer uitermate geschikt. Hieronder staan de belangrijkste voordelen nog even samengevat:

• Verkleint de afstand tussen collega’s onderling
• Je leert van elkaar door ervaringen te delen
• Voorkomt het meerdere malen uitvinden van het wiel
• Ontvangt onverwachte input feedback, antwoorden, etc.

Voldoende redenen dus om met deze tool aan de slag te gaan. Vanaf juni vorig jaar ben ik daarom met Yammer aan de slag gegaan. Ik was niet de eerste medewerker van Caesar die deze tool ontdekt had. Het eerste bericht op het “Caesar.nl”-netwerk was al op 15 september 2008 geplaatst. Helaas bleek dat er in die tijd nog (bijna) geen animo voor dergelijke tools was. Toch ben ik me verder gaan verdiepen in Yammer, omdat ik ervan overtuigd was dat er negen maanden later meer behoefte voor deze tool zou zijn. Belangrijk was alleen wel dat het op de juiste manier gebracht zou worden. Vandaar dat ik actief aan de slag gegaan met het promoten van de tool, het demonstreren van de voordelen en het presenteren van de mogelijkheden. Op allerlei manieren (via nieuwsbrieven, techniekpodium avond, presentaties, Twitter en ook Yammer zelf) heb ik geprobeerd het nut in te laten zien van dit soort tools. Inmiddels zijn 175 van de 269 medewerkers lid van Yammer en daar komen er elke dag nog enkele bij. Natuurlijk zitten hier mensen bij die weinig of helemaal niets plaatsen op Yammer. Dit zijn voornamelijk de leden die nog in de beginfase zitten en aan het ontdekken zijn wat voor toegevoegde waarde deze tool heeft. Deze leden nemen wel informatie/kennis op, maar delen hun eigen kennis nog niet. Aan de andere kant zijn er ook een aantal mensen die juist regelmatig berichten plaatsen en daarnaast ook de dialoog aan gaat met collega’s. Er bijvoorbeeld al mensen die collega’s ontmoet hebben omdat ze er via Yammer achter kwamen dat ze gemeenschappelijke interesses hadden. En dat is waar Caesar naartoe wil, zodat iedereen kan profiteren van de eerder genoemde voordelen.

Zoals je merkt focust deze blog post zich vooral op de tool Yammer. We moeten alleen niet vergeten dat de focus niet op de tool moet liggen, maar op het achterliggende idee. Het gaat uiteindelijk om een nieuwe manier van werken. De vertrouwde vormen van communiceren, e-mail, instant messaging en bellen, zijn allemaal gericht op push-communicatie. Hiermee wordt bedoeld dat jij zonder dat je erom gevraagd hebt informatie krijgt. Tegenwoordig merk je dat er op deze manier veel informatie gepusht wordt, wat kan leiden tot een informatie overload. Wie herkent het gevoel dat je e-mail inbox overvol is, maar dat er een groot deel van deze e-mails niet direct relevant voor je zijn? Voor deze mensen zijn tools zoals Yammer ontwikkeld. Deze tools richten zich namelijk op pull-communicatie, wat ervoor zorgt dat jij zelf kunt bepalen wanneer je welke informatie tot je neemt. Daarnaast bepaal je zelf van wie en welke informatie je tot je wilt nemen. Naast Yammer, werkt Twitter en RSS-feeds op dezelfde manier.

Het is dus belangrijk om voor jezelf een balans te creëren tussen push en pull communicatie. Het één sluit het ander namelijk niet uit en per situatie verschilt het wat de beste manier van communiceren is. Wel hoop ik dat er door deze blog post beter nagedacht wordt over welke manier van communiceren het beste past bij de desbetreffende situatie.

When I talk with colleagues and friends about the New World of Work (NWoW) a common fear is that social cohesion disappears. The fact that everyone can do their job anywhere and anytime means that not everyone is at the office from nine to five. Several techniques make it possible to communicate and collaborate virtually. A good example of virtual communication is videoconferencing for meetings. A funny video about the advantages and disadvantages videoconferencing can be found below.

In the video is shown that video conferencing can save a lot of money (flight tickets, time, etc.). On the other hand, the video shows that the fear to lose social cohesion is not strange at all. In fact, it definitely happens when there is too much focus on being productive instead of being social. But when are you social? There are people who believe that when they have a lot of friends or followers on social network sites, that they are very social. Of course via social network sites like Twitter, Yammer, LinkedIn, Hyves or Facebook you can be social. However, the biggest pitfall is a lack of face-to-face contact. With only virtual communication and collaboration you cannot be social. For social cohesion face-to-face contact is essential, because the viscosity of such a face-to-face relation is much higher than a relation based on virtual communication.

Therefore it is important to see these aspects in the right proportions. Face-to-face communication is essential for social cohesion and social network sites and solutions like videoconferencing are supportive and can for instance take away geographical distance. And most important, you need a good balance between being productive and being social.

When I randomly ask a friend or colleague to make a presentation for me, almost everyone uses Microsoft PowerPoint. When I ask that person why he chose for PowerPoint the presentation he answers: “What else?” Apparently, people are not aware of any alternative presentation tools. A little bit strange I think, because there are definitely other presentation tools. Another reaction was: “Because everyone uses PowerPoint”. Of course there are some benefits of using a tool everyone knows, but there are also some negative points. For instance, you are one of the three parties that get an opportunity to become a partner. The chance that your competitors use PowerPoint is very high. In other words, you can distinguish yourself using another tool and at the same time you can show that you can think “out of the box”.

To distinguish myself during presentations, I use an alternative presentation tool called Prezi. Prezi is a Flash application that enables you to easily create an interactive presentation. In this video is explained what makes Prezi different from PowerPoint, and it is also a demonstration how Prezi looks like. You can find a lot of examples and explanations on their website. Personally I like these examples: Singing bridges & Discovering IE University.

As employee of the Business Intelligence department of Caesar Groep I use Prezi for presentations. Last week for instance, I gave a presentation to the Board of Directors and the Management Team of our customer. Together with a colleague we had 20 minutes to give them advice and justify that we did a good job. After the presentation the first reaction was: “Wow, we have never seen such a clear and interactive presentation before.” I believe that it was clear because it was interactive. We did not lose a second of their attention, which resulted into a good understanding of our presentation.