E-mail, contacten, taken en agenda

Binnen Office 365 kun je met  Exchange o.a.  e-mailen, contacten beheren, taken bijhouden  en een agenda delen met collega’s. Meestal wordt hiervoor gebruik gemaakt van Microsoft Outlook op een laptop of PC. Het is echter ook mogelijk om Exchange vanaf een mobiele telefoon of tablet te benaderen. Dit is natuurlijk erg interessant voor mensen die veel onderweg zijn. Tegenwoordig is het mogelijk om op de meeste smartphones te synchroniseren met de Exchange server. Dit betekent dat je een afspraak die je op een iPad maakt ook direct terug te zien is in Outlook op de laptop of PC. Hetzelfde geldt natuurlijk voor e-mails, contacten en taken. Alles wordt centraal beschikbaar gesteld, zodat het dus echt niet uit maakt waar, wanneer en met welk apparaat je werkt. De enige vereiste is een werkende internetverbinding.

Samenwerken

Met SharePoint is het mogelijk om een portaal op te zetten waarop informatie gedeeld kan worden met zowel interne collega’s als met externen. Naast documenten kunnen dit dus ook lijsten, discussies, formulieren en nog veel meer vormen van informatie zijn. SharePoint is webbased, dus altijd via een browser te benaderen op zowel mobiele telefoons als tablets. Toch werkt dit vaak nog niet optimaal via de browser en is het ook niet altijd even gebruiksvriendelijk. Vandaar dat er een aantal mobiele apps gemaakt zijn die het samenwerken een stuk eenvoudiger maken.

Voor de iPhone en de iPad kun je bijvoorbeeld gebruik maken van SharePlus en DocsToGo.  SharePlus kan gebruikt worden om de SharePoint omgeving te benaderen en bestanden te plaatsen. DocsToGo is een app die het mogelijk maakt om de Microsoft Office bestanden op een iOS apparaat te bewerken.

De Windows Phone heeft standaard al een integratie met Office en SharePoint. Dit betekent dat er geen apps nodig zijn om snel en eenvoudig een document aan te passen en centraal op SharePoint op te slaan.

Communicatie

Lync wordt gezien als de communicatie tool binnen Office 365. Vanaf een laptop kan er eenvoudig ad hoc een gesprek via chat, audio of video geïnitieerd worden. Ook kan er met behulp van Microsoft Outlook heel eenvoudig een Onlinemeeting ingepland worden. Om ook via een telefoon of tablet snel en eenvoudig te kunnen communiceren is er een mobiele app ontwikkeld voor iOS, Android en Windows. Deze app maakt het o.a. mogelijk om beschikbaarheidsinformatie te raadplegen en chatconversaties op te zetten met collega’s en/of externen.

Mocht je meer willen weten van Office 365 en de samenwerking met tablets en mobiele telefoons, neem dan gerust contact op.

Hoeveel afspraken worden er dagelijks in uw organisatie gemaakt? Kunnen er eenvoudig ruimtes gereserveerd worden bij deze afspraken? Wie doet dit binnen de organisatie? Receptie? Secretaresse? Doe je dit zelf? Dit zijn allemaal vragen die bij me opkomen als ik nadenk over het proces en de ondersteunende ICT bij het plannen van afspraken en het reserveren van ruimtes.

In eerste instantie zou je misschien zeggen; waar maak je je druk om? Toch heb ik ervaren dat zowel bij klanten als bij Datamex zelf nog voldoende ruimte voor verbetering was. Eén van de kenmerken van “Het Nieuwe Werken” is dat de medewerker meer verantwoordelijk wil en ook krijgt. Dus waarom zou de medewerker niet zijn eigen afspraken kunnen maken en daarbij zelf ruimtes kunnen reserveren? Belangrijk hierbij is dan wel dat dit ondersteund wordt met behulp van ICT.

Vanuit de gebruiker gezien zijn er een aantal dingen belangrijk. Zo moet de beschikbaarheid van zowel de deelnemers als de ruimtes in één oogopslag inzichtelijk zijn. Daarnaast moet eenvoudig het eerste mogelijke vrije tijdslot in de verschillende agenda gevonden kunnen worden. Veel organisaties weten nog niet hoe eenvoudig dit kan met behulp van Outlook en Exchange (vaak al aanwezig binnen de organisatie).

Hoe werkt dat dan? Sinds Exchange 2007 is er een mogelijkheid om een ‘Room mailbox’ aan te maken. Deze room mailbox, kan op verschillende manieren ingericht worden. Denk hierbij aan automatische goedkeuring, goedkeuring door één persoon, of zelfs goed laten keuren door een groep mensen. Aangezien we in het kader van “Het Nieuwe Werken” de verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf willen leggen, ben ik een voorstander van het automatisch goed laten keuren van ruimtereserveringen. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de planning assistent in Outlook, dan kunnen er heel eenvoudig deelnemers en ruimtes toegevoegd worden aan de afspraak. Vervolgens kan met de “Ruimte zoeken” functionaliteit eenvoudig de eerste afspraakmogelijkheden automatisch voorgesteld worden. Op deze manier wordt het erg eenvoudig om afspraken te maken en wordt voorkomen dat er dubbele afspraken gemaakt worden of dat er geen ruimte beschikbaar is. Wel is het dan zaak dat medewerkers hun agenda up-to-date houden en dat bijvoorbeeld reistijd bij externe afspraken ook in de agenda gezet wordt. Nu weet ik dat lang niet altijd gebruik gemaakt wordt van de planning assistent. Dit hoeft dan ook niet, want wanneer er een verzoek wordt gedaan om een ruimte te reserveren, dan wordt deze automatisch geweigerd op het moment dat de ruimte al gereserveerd is. Op deze manier is het dus ook overbodig om de receptie de aanvragen voor een ruimte goed te laten keuren, wat een hoop tijd kan besparen. Naast deze room mailboxen, is het ook mogelijk om equipment mailboxen aan te maken. Op deze manier kan op dezelfde manier apparatuur gereserveerd worden, denk hierbij aan beamers e.d.

Kortom technisch is er veel mogelijk, het is alleen wel zaak om de techniek aan te laten sluiten op het proces en aan de andere kant de manier van werken enigszins aan te passen op de technische mogelijkheden.

Deze blogpost is mede mogelijk gemaakt door de technische ondersteuning van @rvoogt.