E-mail, contacten, taken en agenda

Binnen Office 365 kun je met  Exchange o.a.  e-mailen, contacten beheren, taken bijhouden  en een agenda delen met collega’s. Meestal wordt hiervoor gebruik gemaakt van Microsoft Outlook op een laptop of PC. Het is echter ook mogelijk om Exchange vanaf een mobiele telefoon of tablet te benaderen. Dit is natuurlijk erg interessant voor mensen die veel onderweg zijn. Tegenwoordig is het mogelijk om op de meeste smartphones te synchroniseren met de Exchange server. Dit betekent dat je een afspraak die je op een iPad maakt ook direct terug te zien is in Outlook op de laptop of PC. Hetzelfde geldt natuurlijk voor e-mails, contacten en taken. Alles wordt centraal beschikbaar gesteld, zodat het dus echt niet uit maakt waar, wanneer en met welk apparaat je werkt. De enige vereiste is een werkende internetverbinding.

Samenwerken

Met SharePoint is het mogelijk om een portaal op te zetten waarop informatie gedeeld kan worden met zowel interne collega’s als met externen. Naast documenten kunnen dit dus ook lijsten, discussies, formulieren en nog veel meer vormen van informatie zijn. SharePoint is webbased, dus altijd via een browser te benaderen op zowel mobiele telefoons als tablets. Toch werkt dit vaak nog niet optimaal via de browser en is het ook niet altijd even gebruiksvriendelijk. Vandaar dat er een aantal mobiele apps gemaakt zijn die het samenwerken een stuk eenvoudiger maken.

Voor de iPhone en de iPad kun je bijvoorbeeld gebruik maken van SharePlus en DocsToGo.  SharePlus kan gebruikt worden om de SharePoint omgeving te benaderen en bestanden te plaatsen. DocsToGo is een app die het mogelijk maakt om de Microsoft Office bestanden op een iOS apparaat te bewerken.

De Windows Phone heeft standaard al een integratie met Office en SharePoint. Dit betekent dat er geen apps nodig zijn om snel en eenvoudig een document aan te passen en centraal op SharePoint op te slaan.

Communicatie

Lync wordt gezien als de communicatie tool binnen Office 365. Vanaf een laptop kan er eenvoudig ad hoc een gesprek via chat, audio of video geïnitieerd worden. Ook kan er met behulp van Microsoft Outlook heel eenvoudig een Onlinemeeting ingepland worden. Om ook via een telefoon of tablet snel en eenvoudig te kunnen communiceren is er een mobiele app ontwikkeld voor iOS, Android en Windows. Deze app maakt het o.a. mogelijk om beschikbaarheidsinformatie te raadplegen en chatconversaties op te zetten met collega’s en/of externen.

Mocht je meer willen weten van Office 365 en de samenwerking met tablets en mobiele telefoons, neem dan gerust contact op.

Eerder had ik beloofd om een blogpost te schrijven over afspraken maken en ruimtes reserveren, maar deze komt nog even tussendoor aangezien dit een actueel onderwerp is momenteel. Dinsdag 28 juni was het namelijk eindelijk zover, de lunchpresentatie over Office 365 bij Datamex en daarnaast natuurlijk de officiële lancering van Office 365. Afgelopen tijd hebben we al kennis mogen maken met de bèta variant van Office 365 en zijn er inmiddels al verschillende klanten gebruik gaan maken van deze cloud dienst.

Voor degene die nog niet bekend zijn met Office 365 zal ik dit nog even kort toelichten. Office 365 is de opvolger van Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS). Het is een verzameling van Microsoft producten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010) die als dienst in de Cloud aangeboden worden. Het grote voordeel van Office 365 is dat Microsoft verantwoordelijk is voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Er hoeven dus geen grote investeringen in hardware te worden gedaan, maar er wordt per gebruiker een vast bedrag in de maand betaald.

Inmiddels gebruiken al een aantal klanten van Datamex Office 365 en één van deze klanten had een terechte goede vraag. Documenten worden allemaal centraal online opgeslagen, maar hoe kun je eenvoudig en snel zo’n document naar een potentiele klant mailen? Op het moment dat de vraag gesteld werd zag deze procedure er als volgt uit:

1. Het document werd gedownload en opgeslagen op de pc
2. Vervolgens werd deze weer geüpload als bijlage van een mail
3. En werd de mail verzonden

Je kunt je voorstellen, zeker wanneer het om grote bestanden gaat, dat dit een vrij omslachtige manier is. Er is dan ook een eenvoudigere en snellere manier mogelijk. Deze ziet er als volgt uit:

1. Ga naar de bibliotheek op SharePoint waar het bestand onderdeel van is en klik op de bibliotheek
2. Klik boven in de Ribbon op de knop “Bibliotheek”
3. Klik vervolgens op het knop: 
4. Sleep het document naar de e-mail waarin de bijlage moet

Hieronder nog een visuele weergave van de eerste drie stappen (Klik op plaatje voor vergroting):

Mochten jullie nog tegen problemen aanlopen, nog vragen hierover hebben, of alternatieven willen delen, dan hoor ik het graag!