Communicatie is aan het veranderen. Dan doel ik niet op het communiceren zelf, want dat doen we al eeuwen. Nee, ik doel vooral op de manier van communiceren. Vroeger communiceerden we enkel face-to-face, maar in de loop der jaren zijn er steeds meer communicatiemiddelen ontstaan. Denk bijvoorbeeld maar eens aan telefoon, e-mail, videobellen, chatten en de diverse vormen van social media. Hoeveel van deze middelen gebruikt u? En hoe vaak wordt u gebeld tijdens een meeting? Zou het niet handig zijn als collega’s of partners kunnen zien dat u in een meeting zit?

Om effectief gebruik te kunnen maken van al deze verschillende communicatiemiddelen is het belangrijk om deze middelen te integreren met elkaar en d.m.v. beschikbaarheidsinformatie aan te geven op welke manier je het beste te bereiken bent. Dit noemen we “Unified Communications”. In het artikel Unified communications; Communicatiepuree op HNWBlog wordt nog wat uitgebreider beschreven wat dit inhoudt. Unified communications is natuurlijk niet nieuw, maar tot voor kort liepen veel MKB’ers tegen een hoog kostenplaatje aan. Het artikel “MKB onderschat kansen van Unified Communications” van Lucas Wensing onderstreept deze gedachte. Echter sinds de lancering van Office365 juni vorig jaar is de drempel voor het MKB om met Unified Communications aan de slag te gaan aanzienlijk verlaagd. Microsoft biedt met Lync Online een krachtig communicatieplatform, die als dienst af te nemen is uit de cloud. Dit betekent dat er maandelijks per gebruiker op basis van een abonnement afgerekend wordt. Op deze manier kan een MKB’er zonder een server aan te schaffen, snel en eenvoudig aan de slag met Unified Communications. Hieronder wil ik kort nog een aantal belangrijke voordelen benoemen.

Beschikbaarheidsinformatie
Met behulp van de beschikbaarheidsinformatie kunt u heel eenvoudig zien of een collega in bespreking zit, hij afwezig is, of juist beschikbaar is. Hiermee kan dus eenvoudig bepaald worden wat de beste manier is om te communiceren. Is een persoon in bespreking, dan heeft het bijvoorbeeld weinig zin om te bellen.

Efficiënt werken
Door integratie van Lync met Office, Outlook en SharePoint kan er een stuk efficiënter gewerkt worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om vanuit een e-mailbericht direct een chatbericht te sturen naar de verzender van dit bericht. U kunt eenvoudig foto’s en andere bestanden die centraal op SharePoint staan direct delen. Eventueel kan er een collega aan het gesprek toegevoegd worden, waarbij het niet uitmaakt of hij bij de klant, thuis of op de zaak is. Via internet kan vrijwel overal van Lync gebruik worden gemaakt.

Mobiele ondersteuning
Met de vernieuwde Lync Mobile-client is het heel eenvoudig om via een mobiele telefoon of tablet vergaderingen bij te wonen en te beheren. U zoekt gemakkelijk collega’s op, raadpleegt de directe beschikbaarheidsinformatie en kunt eventueel een chatbericht versturen.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van Lync, of wilt u ervaren hoe het is om met deze tool te werken, neem dan vrijblijvend contact met me op.

Hoeveel afspraken worden er dagelijks in uw organisatie gemaakt? Kunnen er eenvoudig ruimtes gereserveerd worden bij deze afspraken? Wie doet dit binnen de organisatie? Receptie? Secretaresse? Doe je dit zelf? Dit zijn allemaal vragen die bij me opkomen als ik nadenk over het proces en de ondersteunende ICT bij het plannen van afspraken en het reserveren van ruimtes.

In eerste instantie zou je misschien zeggen; waar maak je je druk om? Toch heb ik ervaren dat zowel bij klanten als bij Datamex zelf nog voldoende ruimte voor verbetering was. Eén van de kenmerken van “Het Nieuwe Werken” is dat de medewerker meer verantwoordelijk wil en ook krijgt. Dus waarom zou de medewerker niet zijn eigen afspraken kunnen maken en daarbij zelf ruimtes kunnen reserveren? Belangrijk hierbij is dan wel dat dit ondersteund wordt met behulp van ICT.

Vanuit de gebruiker gezien zijn er een aantal dingen belangrijk. Zo moet de beschikbaarheid van zowel de deelnemers als de ruimtes in één oogopslag inzichtelijk zijn. Daarnaast moet eenvoudig het eerste mogelijke vrije tijdslot in de verschillende agenda gevonden kunnen worden. Veel organisaties weten nog niet hoe eenvoudig dit kan met behulp van Outlook en Exchange (vaak al aanwezig binnen de organisatie).

Hoe werkt dat dan? Sinds Exchange 2007 is er een mogelijkheid om een ‘Room mailbox’ aan te maken. Deze room mailbox, kan op verschillende manieren ingericht worden. Denk hierbij aan automatische goedkeuring, goedkeuring door één persoon, of zelfs goed laten keuren door een groep mensen. Aangezien we in het kader van “Het Nieuwe Werken” de verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf willen leggen, ben ik een voorstander van het automatisch goed laten keuren van ruimtereserveringen. Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de planning assistent in Outlook, dan kunnen er heel eenvoudig deelnemers en ruimtes toegevoegd worden aan de afspraak. Vervolgens kan met de “Ruimte zoeken” functionaliteit eenvoudig de eerste afspraakmogelijkheden automatisch voorgesteld worden. Op deze manier wordt het erg eenvoudig om afspraken te maken en wordt voorkomen dat er dubbele afspraken gemaakt worden of dat er geen ruimte beschikbaar is. Wel is het dan zaak dat medewerkers hun agenda up-to-date houden en dat bijvoorbeeld reistijd bij externe afspraken ook in de agenda gezet wordt. Nu weet ik dat lang niet altijd gebruik gemaakt wordt van de planning assistent. Dit hoeft dan ook niet, want wanneer er een verzoek wordt gedaan om een ruimte te reserveren, dan wordt deze automatisch geweigerd op het moment dat de ruimte al gereserveerd is. Op deze manier is het dus ook overbodig om de receptie de aanvragen voor een ruimte goed te laten keuren, wat een hoop tijd kan besparen. Naast deze room mailboxen, is het ook mogelijk om equipment mailboxen aan te maken. Op deze manier kan op dezelfde manier apparatuur gereserveerd worden, denk hierbij aan beamers e.d.

Kortom technisch is er veel mogelijk, het is alleen wel zaak om de techniek aan te laten sluiten op het proces en aan de andere kant de manier van werken enigszins aan te passen op de technische mogelijkheden.

Deze blogpost is mede mogelijk gemaakt door de technische ondersteuning van @rvoogt.

Eerder had ik beloofd om een blogpost te schrijven over afspraken maken en ruimtes reserveren, maar deze komt nog even tussendoor aangezien dit een actueel onderwerp is momenteel. Dinsdag 28 juni was het namelijk eindelijk zover, de lunchpresentatie over Office 365 bij Datamex en daarnaast natuurlijk de officiële lancering van Office 365. Afgelopen tijd hebben we al kennis mogen maken met de bèta variant van Office 365 en zijn er inmiddels al verschillende klanten gebruik gaan maken van deze cloud dienst.

Voor degene die nog niet bekend zijn met Office 365 zal ik dit nog even kort toelichten. Office 365 is de opvolger van Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS). Het is een verzameling van Microsoft producten (Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online en Office 2010) die als dienst in de Cloud aangeboden worden. Het grote voordeel van Office 365 is dat Microsoft verantwoordelijk is voor installatie, beheer, onderhoud en beveiliging van deze diensten. Er hoeven dus geen grote investeringen in hardware te worden gedaan, maar er wordt per gebruiker een vast bedrag in de maand betaald.

Inmiddels gebruiken al een aantal klanten van Datamex Office 365 en één van deze klanten had een terechte goede vraag. Documenten worden allemaal centraal online opgeslagen, maar hoe kun je eenvoudig en snel zo’n document naar een potentiele klant mailen? Op het moment dat de vraag gesteld werd zag deze procedure er als volgt uit:

1. Het document werd gedownload en opgeslagen op de pc
2. Vervolgens werd deze weer geüpload als bijlage van een mail
3. En werd de mail verzonden

Je kunt je voorstellen, zeker wanneer het om grote bestanden gaat, dat dit een vrij omslachtige manier is. Er is dan ook een eenvoudigere en snellere manier mogelijk. Deze ziet er als volgt uit:

1. Ga naar de bibliotheek op SharePoint waar het bestand onderdeel van is en klik op de bibliotheek
2. Klik boven in de Ribbon op de knop “Bibliotheek”
3. Klik vervolgens op het knop: 
4. Sleep het document naar de e-mail waarin de bijlage moet

Hieronder nog een visuele weergave van de eerste drie stappen (Klik op plaatje voor vergroting):

Mochten jullie nog tegen problemen aanlopen, nog vragen hierover hebben, of alternatieven willen delen, dan hoor ik het graag!

Het is alweer even geleden dat ik frequent blogs geschreven heb, dus wordt het hoog tijd om dit weer op te pakken. Niet omdat het moet, maar omdat ik er nog steeds de toegevoegde waarde van inzie. Deze toegevoegde waarde komt van jullie, dus ik hoor het graag wanneer er onderwerpen zijn waar jullie meer over willen weten op gebied van “Het Nieuwe Werken”, SharePoint en/of Social Media.

De komende weken ga ik verschillende onderwerpen bespreken waar ik binnen Datamex of bij klanten tegenaan ben gelopen. Ik ben erg benieuwd of jullie dingen herkennen binnen jullie eigen organisatie, of juist niet. Wat jullie visie op deze onderwerpen is? En of jullie de onderwerpen interessant vinden.

In mijn volgende blogpost ga ik het hebben over afspraken maken inclusief ruimtes reserveren via Outlook en/of SharePoint.

Voor Amerikaanse recruiters besta je niet als je niet aanwezig bent op sociale netwerksites zoals LinkedIn en Facebook volgens dit artikel. Dit stadium hebben we in Nederland nog niet bereikt, maar ook in Nederland merk je dat personal branding steeds belangrijker wordt. Tegenwoordig wordt je niet meer puur op basis van een goed CV uitgenodigd om op gesprek te komen. Er wordt “gegoogled” en/of gekeken of er meer informatie over je te vinden is op netwerksites zoals Hyves, Facebook, LinkedIn, etc. Alles wat er over je gevonden wordt kan meegenomen worden in de beslissing om je uit te nodigen voor een gesprek.

Maar hoe zit dat eigenlijk in de detachering? In de detachering heb je ook te maken met sollicitaties (intakes). Worden kandidaten op diezelfde manier geselecteerd? Natuurlijk zijn er in de detachering meerdere factoren bepalend of een kandidaat uitgenodigd wordt voor een gesprek. Denk bijvoorbeeld aan het imago en de referenties van de organisatie waar de kandidaat werkzaam is. Maar in deze blog post wil ik me focussen op de medewerker i.p.v. de organisatie. Bij veel organisaties in de detachering is het vanzelfsprekend dat iedere medewerker een actueel CV heeft. Op basis van dit CV en eventueel een motivatie wordt een medewerker aangeboden voor een klus. Niets vreemds volgens mij. Maar verplaats je nu even in de rol van klant. Je moet de beste kandidaat voor een bepaalde klus kiezen en er zijn 20 of misschien wel meer geschikte profielen. Wie ga je uitnodigen voor een gesprek? En op basis van wat? Kun je überhaupt wel een goede keuze maken?

Om die keuze voor een klant gemakkelijker te maken en daarbij ook de kans op een fit tussen kandidaat en klant te vergroten is personal branding belangrijk. Wat houdt personal branding dan precies in? Personal branding is het jezelf als merk presenteren aan anderen, waarbij je positieve beelden en associaties oproept. Je gebruikt je persoonlijkheid, kennis en ervaring om je te onderscheiden van anderen. Je laat je werkgever en je klanten zien wie je bent en waar je voor staat (Bron). Met de opkomst van social media wordt het steeds makkelijker om aan personal branding te doen. Denk bijvoorbeeld aan Twitter, LinkedIn, Blog, dat zijn allemaal middelen om je persoonlijkheid, kennis en ervaring te demonstreren. Waarom zou je dit niet gebruiken wanneer jij jezelf wilt onderscheiden? En over onderscheiden gesproken zijn er wel meer manieren. Wat dacht je van de opkomst van video sollicitaties. Een leuk voorbeeld zie je hieronder van freelance journalist Francine Aarts (@FrancineAarts).

Kortom, werk je in de detachering en vraag je jezelf af hoe je in beeld kunt komen bij klanten of hoe jij je kunt onderscheiden t.o.v. andere kandidaten, denk dan eens aan personal branding. Om je op gang te helpen heeft Lifebrander.nl een stappenplan gemaakt om hiermee aan de slag te gaan.

What’s in it for you?!

Inmiddels gebruik ik alweer een maandje of negen de tool Dropbox en deze tool is inmiddels onmisbaar geworden voor mij. Wat is Dropbox? Wat kun je ermee? En hoe werkt het?

Wat is Dropbox? Dropbox is een online harde schijf die geïntegreerd is in je computer/laptop/mobiele telefoon. In andere woorden kan Dropbox gezien worden als een map die overal vandaan te benaderen is mits er toegang tot het internet aanwezig is.

Waarom zou je Dropbox gebruiken? Er zijn een aantal redenen geweest die voor mij de doorslag gegeven hebben om Dropbox te gebruiken. Allereerst natuurlijk het feit dat je overal op elk moment bij je spullen kunt. Wanneer er een internet verbinding voor de laptop aanwezig is dan gebruik ik die, anders gebruik ik mijn mobiele telefoon om bij mijn documenten te komen. De tweede reden waarom ik Dropbox gebruik is dat deze tool als backup van belangrijke documenten fungeert. Stel mijn laptop zou crashen, dan staat er in ieder geval nog een backup van de belangrijkste documenten online. Als laatste is het ook mogelijk om schijfruimte te delen met meerdere mensen. Op die manier heeft iedereen overal toegang tot documenten van bijvoorbeeld een actueel project. Ideaal om samen online documenten te delen.

Hoe werkt het? Er kan een gratis account aangemaakt worden met een harde schijf van 2GB. Door andere mensen uit te nodigen om ook Dropbox te gaan gebruiken kan je harde schijf groeien tot maar liefst 10GB. Per nieuwe gebruiker krijg je namelijk 250MB extra harde schijf. Wanneer je besluit om deze tool te gaan proberen wil ik daarom vragen dit via deze link te doen. Nadat je een account gemaakt hebt, kun je de software installeren, zodat de map geïntegreerd wordt met je computer en/of laptop. Aanvullend kun je een applicatie voor je mobiele telefoon installeren.

Enthousiast? Wacht niet langer en probeer het!

Wanneer ik bij een klant aankom of in het weekend het festival terrein op rij, dan zien mensen mij regelmatig mijn mobiele telefoon pakken. Sommige collega’s of vrienden zie ik dan met een vragende blik kijken wat ik aan het doen ben. Wanneer ik ze vertel dat ik aan het inchecken ben op Foursquare, dan komen de eerste vragen. Wat is dat dan, Foursquare? Waarom gebruik je dat? En zijn er nog wel een aantal vragen. In deze blogpost wil ik antwoord geven op deze vragen.

Allereerst, wat is Foursquare? Foursquare is een locatie gebaseerd social media platform, waarmee gebruikers de locatie waar ze zich bevinden kenbaar kunnen maken aan hun sociale netwerk. Om het gebruik te stimuleren en het aantrekkelijk te maken is er ook een spelelement toegevoegd. Het spelelement zit hem in de badges, punten en de burgemeester rol die je kunt verdienen. Om badges te verdienen moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen, je krijgt bijvoorbeeld een badge wanneer je op 10 verschillende locaties ingecheckt hebt. Punten krijg je wanneer je ergens incheckt of wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe plaats aanmaakt. Als laatste kun je de burgemeester rol verdienen wanneer jij degene bent die het meest op een bepaalde locatie ingecheckt is.

Leuk idee natuurlijk, maar wat is nu het nut van Foursquare? Waarom zou je het gebruiken? Door je vrienden/volgers te laten weten waar je bent kun je veel gemakkelijker spontaan iets afspreken. Wanneer je ziet dat iemand in dezelfde stad heeft ingecheckt kun je afspreken om bijvoorbeeld een drankje te gaan drinken. Je kunt op deze manier dus voorkomen dat je er pas maandag op je werk achter komt dat je zondags op hetzelfde terras gezeten hebt als een collega en/of vriend. Ook kun je profiteren van kortingen of tips. Wanneer je bijvoorbeeld bij een goed restaurant gegeten hebt, kun je dit restaurant als tip geven voor anderen. Of je krijgt korting wanneer je de burgemeester bent van een locatie. Zo krijgt de burgemeester van de locaties van @socialijs een gratis ijsje en krijg je bij Domino’s UK een gratis bijgerecht wanneer je op hun locatie incheckt.

Een mooi voorbeeld uit de praktijk. Vanmorgen stond ik (niet alleen) in de file, waardoor ik met mijn mobiel ging spelen. Ik zag dat iemand een plaats “File bij Lexmond” had aangemaakt, waarop ik besloot ook in te checken. Deze check-in had ik ook direct gedeeld met Facebook en Twitter en het duurde dan ook geen vijf minuten voor ik twee reacties hierop kreeg. De eerste reactie was van een collega die zich afvroeg waarom ik me hierop ingecheckt had, aangezien een file geen ‘echte’ plaats is. Terechte vraag natuurlijk, maar de tweede reactie was eigenlijk het antwoord op deze vraag. Ik kreeg namelijk een reactie dat een oud-collega ook in die file stond. In mijn ogen een ideale situatie om bij het eerstvolgende tankstation een bakje koffie te drinken. Dit kan dus aan de ene kant leuk zijn, maar aan de andere kant ook functioneel. Ik vind daarom ook dat o.a. accountmanagers actief gebruik maken van een dergelijk tool en dit ook stimuleren bij klanten. Dit kan namelijk resulteren in meer spontane ontmoetingen die een positieve invloed kunnen hebben op de klantrelatie.

Inmiddels alweer ruim een jaar geleden was ik voor mijn afstudeeronderzoek op zoek naar tools en middelen die ervoor kunnen zorgen dat interne communicatie t.b.v. kennisdeling gestimuleerd zou worden. Eén van de uitkomsten was de tool Yammer. Zoals veel mensen inmiddels weten, wordt Yammer gezien als de zakelijke Twitter variant. Net als op Twitter, kunnen gebruikers berichten plaatsen over zichzelf, berichten volgen van anderen, onderwerpen ‘taggen’ etc. Het grootste verschil zit hem in het feit dat alleen personen met hetzelfde e-maildomein kunnen aansluiten bij een bepaald netwerk.

Maar wat heeft een dergelijke tool daadwerkelijk te bieden? Waarvoor kunnen we het echt gaan gebruiken? Om antwoord te geven op deze vragen, ben ik na gaan nadenken over de voordelen die de tool kan bieden. Ik wil een aantal voordelen laten zien. Allereerst is de afstand tussen collega’s onderling bij Caesar geografisch gezien vrij groot. We zijn door het hele land heen gedetacheerd, wat ervoor zorgt dat we niet altijd gemakkelijk in contact komen met elkaar. Natuurlijk kun je iemand bellen of mailen wanneer je diegene nodig hebt, maar wanneer je iemand zoekt met bepaalde kennis zonder dat je weet wie over die kennis beschikt dan wordt het al lastiger. Aan de andere kant gebeurt het ook dat je bijvoorbeeld bij een klant met ontwikkelingen te maken krijgt die voor een collega ook interessant kunnen zijn. Je kunt natuurlijk mensen informeren door een mail te sturen, maar dan moet je wel precies weten wie er geïnteresseerd kunnen zijn. Als laatste gebeurt het ook nog dikwijls dat op verschillende plekken, bij verschillende klanten vergelijkbaar werk gedaan wordt. Het kan ook niet anders dat het wiel daardoor weleens op verschillende plekken uitgevonden wordt. Juist in dit soort situaties is een aanvullend communicatiemiddel zoals Yammer uitermate geschikt. Hieronder staan de belangrijkste voordelen nog even samengevat:

• Verkleint de afstand tussen collega’s onderling
• Je leert van elkaar door ervaringen te delen
• Voorkomt het meerdere malen uitvinden van het wiel
• Ontvangt onverwachte input feedback, antwoorden, etc.

Voldoende redenen dus om met deze tool aan de slag te gaan. Vanaf juni vorig jaar ben ik daarom met Yammer aan de slag gegaan. Ik was niet de eerste medewerker van Caesar die deze tool ontdekt had. Het eerste bericht op het “Caesar.nl”-netwerk was al op 15 september 2008 geplaatst. Helaas bleek dat er in die tijd nog (bijna) geen animo voor dergelijke tools was. Toch ben ik me verder gaan verdiepen in Yammer, omdat ik ervan overtuigd was dat er negen maanden later meer behoefte voor deze tool zou zijn. Belangrijk was alleen wel dat het op de juiste manier gebracht zou worden. Vandaar dat ik actief aan de slag gegaan met het promoten van de tool, het demonstreren van de voordelen en het presenteren van de mogelijkheden. Op allerlei manieren (via nieuwsbrieven, techniekpodium avond, presentaties, Twitter en ook Yammer zelf) heb ik geprobeerd het nut in te laten zien van dit soort tools. Inmiddels zijn 175 van de 269 medewerkers lid van Yammer en daar komen er elke dag nog enkele bij. Natuurlijk zitten hier mensen bij die weinig of helemaal niets plaatsen op Yammer. Dit zijn voornamelijk de leden die nog in de beginfase zitten en aan het ontdekken zijn wat voor toegevoegde waarde deze tool heeft. Deze leden nemen wel informatie/kennis op, maar delen hun eigen kennis nog niet. Aan de andere kant zijn er ook een aantal mensen die juist regelmatig berichten plaatsen en daarnaast ook de dialoog aan gaat met collega’s. Er bijvoorbeeld al mensen die collega’s ontmoet hebben omdat ze er via Yammer achter kwamen dat ze gemeenschappelijke interesses hadden. En dat is waar Caesar naartoe wil, zodat iedereen kan profiteren van de eerder genoemde voordelen.

Zoals je merkt focust deze blog post zich vooral op de tool Yammer. We moeten alleen niet vergeten dat de focus niet op de tool moet liggen, maar op het achterliggende idee. Het gaat uiteindelijk om een nieuwe manier van werken. De vertrouwde vormen van communiceren, e-mail, instant messaging en bellen, zijn allemaal gericht op push-communicatie. Hiermee wordt bedoeld dat jij zonder dat je erom gevraagd hebt informatie krijgt. Tegenwoordig merk je dat er op deze manier veel informatie gepusht wordt, wat kan leiden tot een informatie overload. Wie herkent het gevoel dat je e-mail inbox overvol is, maar dat er een groot deel van deze e-mails niet direct relevant voor je zijn? Voor deze mensen zijn tools zoals Yammer ontwikkeld. Deze tools richten zich namelijk op pull-communicatie, wat ervoor zorgt dat jij zelf kunt bepalen wanneer je welke informatie tot je neemt. Daarnaast bepaal je zelf van wie en welke informatie je tot je wilt nemen. Naast Yammer, werkt Twitter en RSS-feeds op dezelfde manier.

Het is dus belangrijk om voor jezelf een balans te creëren tussen push en pull communicatie. Het één sluit het ander namelijk niet uit en per situatie verschilt het wat de beste manier van communiceren is. Wel hoop ik dat er door deze blog post beter nagedacht wordt over welke manier van communiceren het beste past bij de desbetreffende situatie.

From the 19th till the 21st of May I went to the Fourth International Conference on Research Challenges in Information Science (RCIS) in Nice. The conference provides an international forum for scientists, researchers, engineers and developers from a wide range of information science areas to exchange ideas and approaches in this evolving field. Of the 148 submissions, 48 papers were accepted as long papers. My graduation paper on “Performance measuring in Communities of Practice” was one of these papers, which meant that I had the chance to present my paper at the conference. The topics of the papers varied from Business Process Modeling to Ontologies to Management applications and to Knowledge Management.

Besides the accepted papers the conference program was complemented with three renowned keynote speakers, Colette Rolland (University of Paris 1 Panthéon Sorbonne), Brian Fitzgerald (University of Limerick) and Roël Wieringa (University of Twente). Colette Rolland presented about trends and challenges in Method Engineering. Method Engineering (ME) is the discipline to study engineering techniques for constructing, assessing, evaluating and managing methods for developing Information Systems Development Methods (ISDM). Brian Fitzgerald presented about Software Development in the 21th Century. He specifically asked our opinion on this topic, which resulted in a valuable discussion. From the Netherlands Roël Wieringa presented about Design Science Methodology in Information Systems Research. Especially the implementation of information systems, and on the other hand the technical research that proposes new techniques for information systems design and analysis were key topics of his presentation.

In the afternoon of the third day I had the chance to present my paper. For the presentation I used the tool Prezi, which was unique at this conference. It was nice to see the positive reactions on this alternative way of presenting. Besides that I received some useful comments on my paper. So it was a very nice and useful experience to present at RCIS 2010. In June 2010 the proceeding of the conference will be published by IEEE.

The presentation:

When I talk with colleagues and friends about the New World of Work (NWoW) a common fear is that social cohesion disappears. The fact that everyone can do their job anywhere and anytime means that not everyone is at the office from nine to five. Several techniques make it possible to communicate and collaborate virtually. A good example of virtual communication is videoconferencing for meetings. A funny video about the advantages and disadvantages videoconferencing can be found below.

In the video is shown that video conferencing can save a lot of money (flight tickets, time, etc.). On the other hand, the video shows that the fear to lose social cohesion is not strange at all. In fact, it definitely happens when there is too much focus on being productive instead of being social. But when are you social? There are people who believe that when they have a lot of friends or followers on social network sites, that they are very social. Of course via social network sites like Twitter, Yammer, LinkedIn, Hyves or Facebook you can be social. However, the biggest pitfall is a lack of face-to-face contact. With only virtual communication and collaboration you cannot be social. For social cohesion face-to-face contact is essential, because the viscosity of such a face-to-face relation is much higher than a relation based on virtual communication.

Therefore it is important to see these aspects in the right proportions. Face-to-face communication is essential for social cohesion and social network sites and solutions like videoconferencing are supportive and can for instance take away geographical distance. And most important, you need a good balance between being productive and being social.