E-mail, contacten, taken en agenda

Binnen Office 365 kun je met  Exchange o.a.  e-mailen, contacten beheren, taken bijhouden  en een agenda delen met collega’s. Meestal wordt hiervoor gebruik gemaakt van Microsoft Outlook op een laptop of PC. Het is echter ook mogelijk om Exchange vanaf een mobiele telefoon of tablet te benaderen. Dit is natuurlijk erg interessant voor mensen die veel onderweg zijn. Tegenwoordig is het mogelijk om op de meeste smartphones te synchroniseren met de Exchange server. Dit betekent dat je een afspraak die je op een iPad maakt ook direct terug te zien is in Outlook op de laptop of PC. Hetzelfde geldt natuurlijk voor e-mails, contacten en taken. Alles wordt centraal beschikbaar gesteld, zodat het dus echt niet uit maakt waar, wanneer en met welk apparaat je werkt. De enige vereiste is een werkende internetverbinding.

Samenwerken

Met SharePoint is het mogelijk om een portaal op te zetten waarop informatie gedeeld kan worden met zowel interne collega’s als met externen. Naast documenten kunnen dit dus ook lijsten, discussies, formulieren en nog veel meer vormen van informatie zijn. SharePoint is webbased, dus altijd via een browser te benaderen op zowel mobiele telefoons als tablets. Toch werkt dit vaak nog niet optimaal via de browser en is het ook niet altijd even gebruiksvriendelijk. Vandaar dat er een aantal mobiele apps gemaakt zijn die het samenwerken een stuk eenvoudiger maken.

Voor de iPhone en de iPad kun je bijvoorbeeld gebruik maken van SharePlus en DocsToGo.  SharePlus kan gebruikt worden om de SharePoint omgeving te benaderen en bestanden te plaatsen. DocsToGo is een app die het mogelijk maakt om de Microsoft Office bestanden op een iOS apparaat te bewerken.

De Windows Phone heeft standaard al een integratie met Office en SharePoint. Dit betekent dat er geen apps nodig zijn om snel en eenvoudig een document aan te passen en centraal op SharePoint op te slaan.

Communicatie

Lync wordt gezien als de communicatie tool binnen Office 365. Vanaf een laptop kan er eenvoudig ad hoc een gesprek via chat, audio of video geïnitieerd worden. Ook kan er met behulp van Microsoft Outlook heel eenvoudig een Onlinemeeting ingepland worden. Om ook via een telefoon of tablet snel en eenvoudig te kunnen communiceren is er een mobiele app ontwikkeld voor iOS, Android en Windows. Deze app maakt het o.a. mogelijk om beschikbaarheidsinformatie te raadplegen en chatconversaties op te zetten met collega’s en/of externen.

Mocht je meer willen weten van Office 365 en de samenwerking met tablets en mobiele telefoons, neem dan gerust contact op.

Communicatie is aan het veranderen. Dan doel ik niet op het communiceren zelf, want dat doen we al eeuwen. Nee, ik doel vooral op de manier van communiceren. Vroeger communiceerden we enkel face-to-face, maar in de loop der jaren zijn er steeds meer communicatiemiddelen ontstaan. Denk bijvoorbeeld maar eens aan telefoon, e-mail, videobellen, chatten en de diverse vormen van social media. Hoeveel van deze middelen gebruikt u? En hoe vaak wordt u gebeld tijdens een meeting? Zou het niet handig zijn als collega’s of partners kunnen zien dat u in een meeting zit?

Om effectief gebruik te kunnen maken van al deze verschillende communicatiemiddelen is het belangrijk om deze middelen te integreren met elkaar en d.m.v. beschikbaarheidsinformatie aan te geven op welke manier je het beste te bereiken bent. Dit noemen we “Unified Communications”. In het artikel Unified communications; Communicatiepuree op HNWBlog wordt nog wat uitgebreider beschreven wat dit inhoudt. Unified communications is natuurlijk niet nieuw, maar tot voor kort liepen veel MKB’ers tegen een hoog kostenplaatje aan. Het artikel “MKB onderschat kansen van Unified Communications” van Lucas Wensing onderstreept deze gedachte. Echter sinds de lancering van Office365 juni vorig jaar is de drempel voor het MKB om met Unified Communications aan de slag te gaan aanzienlijk verlaagd. Microsoft biedt met Lync Online een krachtig communicatieplatform, die als dienst af te nemen is uit de cloud. Dit betekent dat er maandelijks per gebruiker op basis van een abonnement afgerekend wordt. Op deze manier kan een MKB’er zonder een server aan te schaffen, snel en eenvoudig aan de slag met Unified Communications. Hieronder wil ik kort nog een aantal belangrijke voordelen benoemen.

Beschikbaarheidsinformatie
Met behulp van de beschikbaarheidsinformatie kunt u heel eenvoudig zien of een collega in bespreking zit, hij afwezig is, of juist beschikbaar is. Hiermee kan dus eenvoudig bepaald worden wat de beste manier is om te communiceren. Is een persoon in bespreking, dan heeft het bijvoorbeeld weinig zin om te bellen.

Efficiënt werken
Door integratie van Lync met Office, Outlook en SharePoint kan er een stuk efficiënter gewerkt worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om vanuit een e-mailbericht direct een chatbericht te sturen naar de verzender van dit bericht. U kunt eenvoudig foto’s en andere bestanden die centraal op SharePoint staan direct delen. Eventueel kan er een collega aan het gesprek toegevoegd worden, waarbij het niet uitmaakt of hij bij de klant, thuis of op de zaak is. Via internet kan vrijwel overal van Lync gebruik worden gemaakt.

Mobiele ondersteuning
Met de vernieuwde Lync Mobile-client is het heel eenvoudig om via een mobiele telefoon of tablet vergaderingen bij te wonen en te beheren. U zoekt gemakkelijk collega’s op, raadpleegt de directe beschikbaarheidsinformatie en kunt eventueel een chatbericht versturen.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van Lync, of wilt u ervaren hoe het is om met deze tool te werken, neem dan vrijblijvend contact met me op.